Implantación y certificación de la ISO 9001
avantium>> business consultinges una empresa de servicios especializada en mejorar la gestión organizativa a través de la implementación de sistemas de gestión de calidad en base a la norma ISO 9001:2015. Esto incluye todo el proceso de asesoramiento y acompañamiento necesario para la definición, documentación y control de procesos e indicadores.
La norma está estructurada por diferentes capítulos en los que se reparten los requisitos siguientes:
Ventajas de la certificación ISO 9001
Es necesario destacar que todo el proceso de implantación no tiene por qué tener como única finalidad la futura certificación. A pesar de ello, la obtención del certificado tiene ventajas como:
Ventaja competitiva ante empresas no certificadas: la certificación ofrece garantías comerciales en un mercado cada día más exigente. Para suministra / prestar servicios al sector público, como ejemplo, es un requisito casi imprescindible para tener opciones de ganar licitaciones.
Reputación de marca: la certificación tiene el valor de generar más confianza y prestigio entre los clientes (aparte de que, un buen sistema de gestión de la calidad hará que la calidad del producto / servicio sea mejor y más regular). Se puede determinar un retorno en forma de captación y fidelización de clientes.
Consolidación del Sistema de Gestión de la Calidad: el hecho de que el sistema de gestión sea auditado por una empresa externa (auditoría interna y auditoría externa), no solo ayuda por el hecho de que el auditor contratado sea más objetividad al evaluar el cumplimiento de los requisitos de la norma, sino también porque obliga a ser rigurosos en el mantenimiento con el fin de no poner en riesgo la certificación.
Proceso para implantar la ISO 9001
El proceso para iniciar una implantación comienza con una programación del proyecto. Hay que definir el alcance (qué proceso/s de la actividad queremos que formen parte del sistema de gestión) y un cronograma.
Según nuestra experiencia el plazo idóneo ha de ser entre 6 y 9 meses. A pesar que se podrían definir procesos e indicadores en menos tiempo, recomendamos que la organización se tome el tiempo necesario para revisar las prácticas de trabajo y decidir la mejor forma de documentarlas en procedimientos. Además es una gran oportunidad de detectar oportunidades de mejora.
También se debe dar tiempo a generar los registros que evidencian el buen funcionamiento del sistema de gestión y que, si se quiere certificar, permite ser auditado por la entidad externa correspondiente.
Comité de Calidad / Equipo de trabajo
El Comité de Calidad es el equipo de trabajo (normalmente multidisciplinar) con el que los consultores de avantium>> business consulting diseñan e implementan el sisema de gestión de la calidad. En ocasiones y/o empresas más pequeñas, no se formaliza ningún Comité de Calidad, sino que se va diseñando e implementando el sistema de gestión con el Responsable de Calidad y la ayuda puntual de otros Directivos de la empresa.
Con el Comité de Calidad o, en su defecto, con los interlocutores elegidos, nuestros consultores definirán / redefinirán los siguientes elementos clave para el desarrollo del Sistema de Gestión:
» Misión
» Visión
» DAFO
» Análisis de riesgos y oportunidades
» Mapa de Procesos
» Política de Calidad
Definición de elementos del sistema de gestión de la calidad
La definición del Mapa de Procesos será el marco general para poder desarrollar los procesos operativos y de soporte. No solo es un elemento auditable, sino un ejercicio que ayuda a realizar un “inventario” de los diferentes procesos de la organización y ordenarlos, clasificándolos en estratégicos, fundamentales y de soporte.
Para ir desarrollando la documentación asociada al diseño e implantación de la ISO 9001lo más habitual es realizar las siguientes acciones:
» Diagramar los procesos visualizando sus actividades y definiendo, a su vez, de forma clara los responsables por cada actividad. Las responsabilidades definidas formarán parte de la descripción de los puestos de trabajo.
» Analizar los procesos diagramados con el objetivo de identificar oportunidades de mejora que redunden en una mayor eficacia y eficiencia de la organización.
» Realizar un inventario de indicadores operativos actuales.
» Diseñar y definir indicadores asociados a los procesos.
» Establecer metas asociadas a los indicadores definidos.
Realización de la auditoría interna
Después de ayudar a las empresas en el diseño y la implantación de una ISO 9001 y antes de que se realice la auditoría de certificación (realizada por una entidad externa), avantium>> business consulting normalmente lleva a cabo una auditoría interna previa que consiste en una revisión general del sistema de gestión de la calidad.
El objetivo es asegurar que no habrá problemas en el momento de la auditoría de certificación. Se trata de una especie de “ensayo general” que pretende acabar de ajustar el sistema de gestión de la calidad ISO 9001 y proveer de una primera experiencia en auditorías a las personas de la empresa.
Los objetivos de la auditoría interna de pre-certificación son:
» Obtener una valoración del nivel de implantación de las cláusulas de la Norma ISO 9001.
» Preparar al Comité de Calidad / interlocutores de la organización, así como al resto de la empresa en general, para la superación de la auditoría externa de certificación.
» Conocer la metodología utilizada por la entidad certificadora y el enfoque de cada uno de los requisitos.
» Estructurar un plan de acción para corregir las posibles desviaciones (no-conformidades) encontradas durante la auditoría interna y, de este modo, corregir las desviaciones encontradas antes de la auditoría externa.
La auditoría interna de pre-certificación se compone de:
Revisión a nivel documental
Revisión de la implantación
Análisis de los documentos relativos al Sistema de Gestión (Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Planes Anuales, etc.).
Comprobación que lo que está explicado en la documentación realmente se esté llevando a cabo en la empresa y que esté de acuerdo con las exigencias de la Normas ISO 9001.